Home | Actueel | Een digitaal zegel om de authenticiteit te waarborgen

Een digitaal zegel om de authenticiteit te waarborgen

25 mei 2021


In geautomatiseerde processen is het mogelijk geworden om geautomatiseerd het procesverloop te controleren en als gevolg daarvan een echtheidskenmerk af te geven uit naam van de organisatie. Denk aan een elektronisch uittreksel uit formele registers. Bekende voorbeelden zijn een uittreksel van de Kamer van Koophandel of een uittreksel uit het diplomaregister van DUO. Dat zijn documenten die de aanvrager online kan opvragen, die automatisch worden gegenereerd en automatisch worden voorzien van een echtheidskenmerk zodat derden kunnen vertrouwen op de inhoud. Dat echtheidskenmerk biedt zekerheid over de afkomst (namelijk de uitgevende organisatie) en de inhoud  van het document. De ontvanger kan dat document vervolgens gebruiken in formele processen bij andere organisaties. Dat echtheidskenmerk wordt een ‘zegel’, ‘waarmerk’ of ‘watermerk’ genoemd, vaak vergeleken met het oude watermerk dat in bijvoorbeeld notariële documenten was opgenomen. De juridische term onder de eIDAS is ‘zegel’, ‘seal’ in het Engels. Het zegel kan voor organisaties heel zinvol zijn voor elektronisch (waarschijnlijk geautomatiseerd) uitgegeven documenten die dienen als bewijs. Gemeenten zouden het zegel uitstekend kunnen toepassen voor uittreksels en beschikkingen. In de private sector is het zinvol voor bijvoorbeeld afschriften, certificaten en andere bewijsstukken.

 

Rechtsgevolg

Het rechtsgevolg van een zegel is wat eenvoudiger dan dat van een handtekening. Een elektronische handtekening beoogt een elektronisch equivalent te zijn van een ‘natte’ handtekening. Die natte handtekening heeft rechtsgevolg voor documenten waar ondertekening een vormvereiste is.
Er zijn echter geen documenten die zegeling als vormvoorschrift hebben. Er is dan ook geen discussie nodig of een zegel ‘rechtsgeldig’ is omdat een zegel een document niet geldig of ongeldig kan maken. In de papieren wereld gebruiken we briefpapier en watermerken als vergelijkbare waarborgen, waarbij je natuurlijk over de betrouwbaarheid van die waarborgen kunt discussiëren. Als je een parallel zou willen trekken tussen de papieren wereld en de digitale, zou je briefpapier kunnen vergelijken met een elektronisch zegel – een gewone vermoedelijk. Een zegel voegt bewijswaarde toe aan een elektronisch document, door waarborgen te bieden over de oorsprong en integriteit. Het rechtsgevolg van een zegel is dus niet meer of minder dan dat het gezegelde document een hogere bewijswaarde krijgt. Als de tegenpartij de oorsprong of integriteit van een document betwist, kan het zegel worden gebruikt om bewijs te leveren. Bij een gewoon en een geavanceerd zegel is het aan de gebruiker van het zegel om de rechter te overtuigen: bij een gekwalificeerd zegel moet de rechter de integriteit en de juistheid van de oorsprong veronderstellen. Voor gekwalificeerde zegels geldt het bewijsvermoeden van art. 35 lid 2. Dat vermoeden is met name van belang in rechtszaken waarbij de organisatie die het document uitgaf geen partij is en je de gebruiker van het document niet wilt belasten met de bewijslast over de betrouwbaarheid van het document (bijvoorbeeld door de uitgevende instantie als getuige te betrekken). Juist voor documenten die zijn uitgegeven als bewijsstuk wil je dat bewijsvermoeden gebruiken en dus kiezen voor een gekwalificeerd zegel. Praktisch gezien staat misschien wel het belangrijkste rechtsgevolg in art. 35 lid 3. Een gekwalificeerd zegel wordt in alle EU-staten erkend. Dat is van grote betekenis voor EU-burgers die zich vrij binnen de EU moeten kunnen bewegen en elektronische bewijsstukken van overheden en onderwijsinstellingen in andere EU-landen kunnen gebruiken.

 

Toepassing

Een zegel zoals eWaarmerk is vooral nuttig voor elektronische documenten die door de ontvanger als bewijsstuk moeten kunnen dienen. Dat zijn natuurlijk de uittreksels uit basisregistraties, maar kunnen ook beschikkingen zijn. Een WOZ-beschikking bijvoorbeeld, die door de ontvanger voor een hypotheek wordt gebruikt. Ook voor afgegeven vergunningen kan het van belang zijn dat de oorsprong en inhoud niet wordt betwist. De aanvrager van een bouwvergunning wil in een rechtszaak tegen de buurman juist de oorsprong en inhoud van de vergunning kunnen gebruiken.

Het zegel kan ook worden gebruikt voor het efficiënter laten verlopen van processen waarbij in de papieren wereld een ondertekening werd gebruikt zonder juridisch vereiste.

Een zegel kan juridisch bijvoorbeeld een rol spelen door de bewijswaarde van een Awb-besluit te verhogen. In de papieren wereld werd dat vaak gedaan, vooral om aan te tonen dat een bevoegd ambtenaar in functie het besluit nam.
Dat bewijs kan in de elektronische wereld worden geleverd in drie fasen. Het zegel bewijst dat het document afkomstig is van uw organisatie en als zodanig is uitgegeven. De audit-trail van uw processysteem bewijst wie het besluit nam. De mandaatlijst bewijst tenslotte dat die persoon bevoegd was. Deze toepassing van zegels zou van grote waarde kunnen zijn bij digitalisering van processen, omdat op die manier de (toch wel gebruikelijke) ondertekening kan worden vervangen door een eenvoudige ‘OK’-knop in een procesapplicatie of een app. De logging en het zegel doen de rest.

Wilt u hier meer over weten of heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.