Home | Toepassing

Toepassing in de praktijk


 

Binnen de overheid verschuiven we steeds meer richting het papierloos en daarmee digitaal werken. Aandachtspunt daarbij is dat de ontvanger van de digitale informatie erop moet kunnen vertrouwen dat  de inhoud van de informatie authentiek, integer en volledig is.
De invoering van de digitale handtekening en digitaal accorderen is een belangrijke aanvulling op het digitaal werken. Veel overheidsorganisaties hebben echter nog geen helder beeld wat je op deze vlakken moet regelen. Op deze pagina is dit samengevat.

Wanneer doen we wat?

Digitaal ondertekenen kan een enorme efficiencytoename tot gevolg hebben. Het is echter niet noodzakelijk om alle stukken te ondertekenen. De Gemeente Delft heeft rondom dit onderwerp de "Beleidsnotitie digitaal ondertekenen en accorderen" opgesteld en gepubliceerd. Daarin wordt een risicoafweging voorgesteld op basis van rechtsgevolg en afbreukrisico.

  1. Laag: zonder rechtsgevolg, geen afbreukrisico (bijvoorbeeld ontvangstbevestigingen en informatieve brieven).
  2. Gemiddeld: met rechtsgevolg en een laag afbreukrisico (zoals gebonden (mandaat)beschikkingen, geautomatiseerde (mandaat)besluiten en termijnbrieven).
  3. Zwaar: met rechtsgevolg en een hoog afbreukrisico (waaronder maatwerkbeschikkingen, collegebesluiten en mantelovereenkomsten).

De conclusie in de notitie is dat circa 80% van alle uitgaande documenten juridisch gezien niet ondertekend hoeft te worden. Het advies daarbij is:

  1. Laag: niet ondertekenen, vermeld van welk bestuursorgaan het document afkomstig is.
  2. Gemiddeld: ondertekening is niet nodig, er kan worden volstaan met een duidelijke vermelding van de opsteller en zijn bevoegdheid (mits in de applicatie voldoende maatregelen zijn getroffen om de authenticiteit en actualiteit van het document en opsteller te waarborgen en te achterhalen).
  3. Zwaar: ondertekenen met een "natte handtekening".

Bij het advies om documenten met rechtsgevolg en een hoog afbreukrisico te voorzien van een natte handtekening wordt er in de notitie van uitgegaan dat er nog geen geschikt, volwaardig digitaal alternatief is voor de natte handtekening. Er zijn echter wel alternatieven. "Een gekwalificeerde elektronische handtekening is juridisch gelijk aan een gewone handtekening." Bron: Rijksoverheid - Wat is een elektronische of digitale handtekening?

Aanvulling

De door de Gemeente Delft voorgestelde classificatie is wat ons betreft correct, nuttig en en eenvoudig te hanteren. Voor wat betreft de vertaling ervan richting de praktijk is er echter een werkwijze die efficiënter is en toch volledig voldoet aan alle wet- en regelgeving. 

Beslismodel digitaal accorderen

 

Toelichting

  1. Laag: stukken niet ondertekenen, maar deze wel volledig automatisch (zonder extra handelingen) voorzien van eWaarmerk.
  2. Gemiddeld: stukken niet ondertekenen, maar deze wel inclusief "audit trail" volledig automatisch voorzien van eWaarmerk.
  3. Zwaar: stukken gekwalificeerd digitaal ondertekenen en inclusief "audit trail" volledig automatisch voorzien van eWaarmerk.
  4. Cultuurhistorische e/o organisatorische waarde: stukken voorzien van een natte handtekening, scannen en daarna volledig automatisch voorzien van eWaarmerk.

Het toepassen van eWaarmerk is een volledig geautomatiseerd proces. Daarbij wordt "een digitale vingerafdruk" van het digitale document op de Blockchain geregistreerd. Voor iedereen die het document onder ogen krijgt kan op ieder moment en op iedere plek eenvoudig vaststellen:

  • dat het afkomstig is van uw organisatie (eventueel inclusief opsteller en bevoegdheid),
  • op welke datum en tijdstip het geregistreerd is en
  • dat het qua vorm, inhoud, structuur en samenhang volledig intact is.

De registraties in de Blockchain van uw eWaarmerk bevatten nooit privacygevoelige gegevens en zijn niet te herleiden tot de oorspronkelijke brondocumenten. Er is dan ook in geen enkel geval sprake van risico's op het gebied van beveiliging en/of privacy. 

Meer informatie of direct aan de slag? Als u onderstaand formulier invult nemen we zo spoedig mogelijk contact met u op!